HEIKAUS im Gespräch mit Dr. Sonnenberg – Praxisplanung als Teamleistung

Wie entsteht eine moderne Praxis, die medizinische Abläufe und Mitarbeiter optimal unterstützt und Patienten vom ersten Moment an Vertrauen vermittelt? Die Antwort geht heute weit über reine Raumaufteilung hinaus. Praxisplanung ist ein strategischer Prozess, bei dem Funktionalität, Design und unternehmerisches Denken zusammenfließen.

Für diesen Beitrag bringt HEIKAUS drei Perspektiven zusammen, die sich ideal ergänzen:

Dr. Boris Sonnenberg, Fachzahnarzt für Kieferorthopädie in Stuttgart und Gründer der T.O.P.-Praxis SONNENBERG Kieferorthopädie, spricht aus über 20 Jahren praktischer Erfahrung darüber, welche Anforderungen eine moderne Praxis im Alltag erfüllen muss.

Detlef Becker, Geschäftsführer der HEIKAUS Design Studio GmbH, zeigt als Experte für Praxisarchitektur, wie sich höchste funktionale Ansprüche mit Ästhetik und Wohlfühlatmosphäre verbinden lassen.

Fynn Heikaus, Key Account Manager Health der HEIKAUS Gruppe, ergänzt das Gespräch als Schnittstelle zwischen Architekten und Auftraggeber und gibt Einblicke in die strategische und organisatorische Umsetzung anspruchsvoller Praxisprojekte.

Die Vision einer perfekten Praxis

Im gemeinsamen Gespräch wird deutlich, warum erfolgreiche Praxisplanung immer Teamarbeit ist und weshalb ein ganzheitlicher Blick auf Räume, Prozesse und Menschen heute entscheidender ist denn je.

Welche Rolle spielen Architektur, Raumgefühl und Atmosphäre dabei?

Eine sehr große. Architektur, Raumaufteilung und Atmosphäre sind keineswegs nur „Rahmenbedingungen“, sondern echte Leistungsfaktoren. Eine an Lean-Management-Prinzipien orientierte Praxisarchitektur, optimiert Laufwege, Anordnungen und Arbeitsabläufe. Das ermöglicht schnelles, übersichtliches und sicheres Arbeiten.

Gleichzeitig muss die Praxis trotz hoher hygienischer Anforderungen eine ruhige, wertige Atmosphäre bieten. Nur so entsteht Wohlbefinden, Konzentration und langfristige Zufriedenheit, bei Patienten ebenso wie bei Behandlern und Mitarbeitenden.

Worauf kommt es aus ärztlicher Sicht im Praxisalltag besonders an?

Entscheidend sind funktionale Abläufe, die Zeit sparen, Fehler vermeiden und Ruhe in den Behandlungsprozess bringen. Diese Prozesse wirken meist im Hintergrund, bestimmen aber maßgeblich Qualität, Wirtschaftlichkeit und Arbeitszufriedenheit.

Kurze Wege, gute Ergonomie und klar strukturierte Prozesse sind dabei zentral. Gleich angeordnete Behandlungseinheiten sorgen dafür, dass jeder Handgriff sitzt und keine Zeit mit Suchen verloren geht. Wenn Materialien und Instrumente immer am gleichen Ort sind, entsteht Sicherheit und Routine im Team. Lean organisierte Wege halten Abläufe kurz, klar und verlässlich, das spart Zeit, reduziert Stress und bringt Ruhe in die Behandlung.

Was ist Ihnen in Bezug auf Ihre Mitarbeitenden besonders wichtig?

Gute Arbeitsbedingungen entstehen nicht nur durch Führung oder Organisation, sondern ganz wesentlich durch Räume und Architektur. Gebäude beeinflussen, oft unbewusst, Verhalten, Konzentration, Stressniveau und sogar soziale Beziehungen.
Tageslicht und hohe Decken fördern die Konzentration, reduzieren kognitive Ermüdung und senken die Reizüberflutung. Rückzugsräume ermöglichen mentale Erholung, Sozialbereiche fördern Austausch, Vertrauen und Zugehörigkeit, und ergonomische Arbeitsplätze sichern die körperliche Gesundheit. Erst das Zusammenspiel dieser Faktoren macht produktives Arbeiten dauerhaft möglich.

Und was erwarten Patienten heute von einer modernen kieferorthopädischen Praxis?

Patienten erwarten heute deutlich mehr als medizinische Kompetenz. Design, Wohlfühlatmosphäre und gute Orientierung sind zentrale Qualitätsmerkmale. Sie beeinflussen Vertrauen, Behandlungstreue und das subjektive Behandlungserlebnis erheblich.
Ein stimmiges Design vermittelt Kompetenz, Sorgfalt und Modernität, reduziert Ängste und schafft Vertrauen bereits vor dem ersten Gespräch. Unruhige oder veraltete Räume können dagegen verunsichern, selbst bei fachlich exzellenter Arbeit.

Welche Bedeutung haben Diskretion, Vertrauen und Aufenthaltsqualität?

Eine sehr große. Diskretion, Vertrauen und Aufenthaltsqualität sind keine Nebenaspekte, sondern zentrale Faktoren des Patientenerlebnisses. Gerade bei langfristigen kieferorthopädischen Behandlungen entscheiden sie darüber, ob sich Patienten respektiert und gut aufgehoben fühlen.
Diskretion muss dabei auch räumlich organisiert sein, nicht nur organisatorisch. Die Reduktion von Scham, insbesondere bei Jugendlichen und Erwachsenen, sowie ein sensibler Umgang mit Datenschutz stärken das Vertrauen nachhaltig.

Da Wartezeiten nicht immer vermeidbar sind, prägen Aufenthaltsräume die Gesamtwahrnehmung der Praxis stark. Bequeme Sitzmöglichkeiten, ruhiges Licht, gute Akustik und dezente Ablenkung reduzieren Stress, erhöhen die Behandlungsakzeptanz und schaffen eine positive Erinnerung.

Die architektonische Umsetzung

Herr Becker, Dr. Sonnenberg hat sehr klar beschrieben, was er sich unter einer perfekten Praxis vorstellt. Wie lassen sich diese Anforderungen architektonisch umsetzen?

Der Schlüssel liegt in der grundsätzlichen Gliederung der Praxis. Architektur muss die medizinischen Prozesse abbilden und eine Raumfolge schaffen, die dem täglichen „Doing“ entspricht. Nur so lassen sich kurze Wege und effiziente Prozessketten realisieren.
Das setzt sich im Raum fort: Auch Möblierung und Ausstattung müssen exakt auf Abläufe und Bedürfnisse abgestimmt sein. Ein einfaches Bild dafür ist die Küche: wenn Herd und Töpfe an entgegengesetzten Enden stehen, merkt jeder sofort, wie ineffizient das ist.

Wie verbinden Sie Funktionalität und Design?

Effizienz und Ästhetik sind kein Widerspruch. Im Gegenteil, sie gehören zusammen. Ich stimme Herrn Dr. Sonnenberg vollkommen zu: Ein stimmiges Design vermittelt Kompetenz, Sorgfalt und Modernität, reduziert Ängste und schafft Vertrauen.

Durch das Zusammenspiel von Form, Farbe, Material und Licht lassen sich hochfunktionale Praxen realisieren, die gleichzeitig emotional ansprechend sind. So entsteht ein individueller Stil, der zur Persönlichkeit des jeweiligen Facharztes passt.

Wie berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Teams in der Planung?

Rückzugs-, Sozial- und Pausenräume sind essenziell für mentale Erholung und sozialen Austausch und damit für Teamzusammenhalt und Motivation. Spätestens in der Feinplanung sollte das Team aktiv einbezogen werden, um Bedürfnisse zu verstehen und das Wohlbefinden zu steigern.
Die Einhaltung der Arbeitsstättenrichtlinien und ergonomischer Grundlagen ist dabei selbstverständlich die Basis jeder Planung.

Die Schnittstelle zwischen Arzt und Architekt

Herr Heikaus, Sie begleiten Praxen durch den gesamten Entwicklungsprozess. Wo liegt Ihre Rolle?

Meine Rolle beginnt häufig lange vor der eigentlichen Planung. Viele Praxisinhaber stehen zunächst vor strategischen Grundsatzfragen wie z.B. zur Neugründung, Erweiterung oder Modernisierung. In dieser Phase unterstütze ich dabei, Anforderungen zu strukturieren, Optionen aufzuzeigen und eine belastbare Entscheidungsgrundlage zu schaffen.
Während der Umsetzung liegt die fachliche Verantwortung bei unseren Architekten und Projektleitern. Ich begleite das Projekt weiterhin aus Kundensicht, bleibe zentraler Ansprechpartner und stelle sicher, dass ursprüngliche Ziele, Wünsche sowie Budget- und Terminrahmen konsequent berücksichtigt werden. Auch nach Projektabschluss bleibe ich häufig Ansprechpartner für Weiterentwicklungen. So entstehen langfristige Partnerschaften.

Sie sind die Schnittstelle zwischen Arzt und Architekt. Was bedeutet das konkret?

Ich bin in der Regel der erste Kontakt. Vor Ort analysiere ich die bestehende Situation, bespreche das Vorhaben und entwickle gemeinsam mit dem Praxisinhaber eine klare Projektstruktur. Dabei entsteht die Grundlage für Vertrauen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Meine Aufgabe ist es, alle relevanten Informationen strukturiert an das Planungsteam zu übergeben und Arzt sowie Architekten frühzeitig zusammenzubringen. So verbinden wir medizinische Anforderungen, Praxisabläufe und strategische Ziele mit architektonischer Expertise zu einem funktionalen, nachhaltigen Praxiskonzept.

Wann beginnen Praxisinhaber, sich mit einem Partner zu befassen – und welche Rolle spielen Sie?

Viele Ärzte beschäftigen sich sehr früh mit ihrem Vorhaben. Oft noch bevor Fläche oder Finanzierung final geklärt sind. In dieser Phase suchen sie vor allem Orientierung und Planungssicherheit. Ich unterstütze dabei, das Projekt realistisch einzuordnen, wirtschaftliche Rahmenbedingungen transparent zu machen und mögliche Lösungswege aufzuzeigen. Wir begleiten unsere Kunden ganzheitlich und strukturiert. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Flächensuche und Finanzierungsvorbereitung.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Wahl des richtigen Partners?

Praxisinhaber suchen einen Partner, der medizinische, organisatorische und wirtschaftliche Anforderungen gleichermaßen versteht. Effiziente Abläufe, Lean-orientierte Strukturen und Qualitätsmanagement gewinnen zunehmend an Bedeutung, da sie Wirtschaftlichkeit und Arbeitszufriedenheit direkt beeinflussen. Zugleich spielt eine hochwertige, zeitlose Gestaltung eine wichtige Rolle. Nachhaltigkeit bedeutet für uns daher nicht nur langlebige Materialien, sondern vor allem durchdachte, funktionale und wirtschaftlich tragfähige Konzepte. Entscheidend sind Erfahrung im Gesundheitswesen, transparente Prozesse und die Fähigkeit, Medizin, Gestaltung und Wirtschaftlichkeit sinnvoll zu verbinden.

Welche Bedeutung hat ein persönlicher Ansprechpartner?

Ein Bauprojekt ist für Praxisinhaber eine zusätzliche Belastung neben dem Praxisalltag. Ein fester Ansprechpartner schafft Orientierung, bündelt Informationen und sorgt für klare Entscheidungswege. Wir arbeiten mit einem strukturierten Übergabeprozess. Das ist vergleichbar mit einem Staffellauf:
Vom ersten Kontakt über die Planung bis zur Umsetzung bleibt für den Praxisinhaber stets ein klar definierter Ansprechpartner erhalten. So sichern wir bei HEIKAUS Kontinuität, Transparenz und Verlässlichkeit über alle Projektphasen hinweg.

„Eine moderne Praxisplanung entsteht aus einem Zusammenspiel einer medizinischen Vision, architektonischer Kompetenz und professioneller Projektsteuerung. Erst wenn alle Disziplinen eng zusammenarbeiten, entstehen Räume, die Effizienz, Wohlbefinden und Wirtschaftlichkeit dauerhaft vereinen.“